Conform de wet op de mede-eigendom mag de syndicus slechts werken laten uitvoeren of zaken aankopen voor de vereniging van mede-eigenaars na een expliciete beslissing- van de algemene vergadering of wanneer er sprake is van dringende en bewarende maatregelen. Aangezien deze maatregelen niet concreet worden omschreven door de wet op de mede-eigendom, zijn deze maatregelen soms voor discussie vatbaar.
De raad van mede-eigendom kan adviseren
Bij grotere gebouwen waar een raad van mede-eigendom werd opgericht, zal de syndicus dan ook steeds de raad contacteren wanneer bepaalde maatregelen moeten worden genomen. De raad van mede-eigendom kan de syndicus adviseren in de te nemen stappen. In de praktijk wordt de raad ook meestal op de hoogte gehouden, zodat ze de zaak mee kunnen opvolgen.
Dringende maatregelen
Men spreekt van dringende maatregelen wanneer schade, ongeacht de vorm, kan ontstaan als de syndicus geen onmiddellijke actie onderneemt. Bijvoorbeeld als er een waterleiding lekt, moet de syndicus onmiddellijk een loodgieter contacteren om het lek te herstellen of om de leiding te vervangen. De syndicus moet in zo’n geval dringende actie ondernemen om de gevolgschade te vermijden of te beperken. In een ruimer perspectief dient begrepen te worden dat een syndicus erover moet waken dat alle nutsvoorzieningen in het gebouw blijven werken: is de lift stuk dan moet die hersteld worden, is er een onderdeel defect van de centrale verwarming dan moet die hersteld worden enz.
Bewarende maatregelen
Bewarende maatregelen worden genomen bij negatieve gebeurtenissen die het behoud van het gebouw en/of het beheer in het gedrang brengen. Niet alleen op technisch vlak maar ook op financieel vlak. Als bijvoorbeeld blijkt dat het werkingskapitaal en/of de voorschotten van een bepaalde vereniging van mede-eigenaars onvoldoende zijn om het hoofd te bieden aan onverwachte, grote of bijzondere uitgaven, moet de syndicus een extra provisie opvragen bij de eigenaars om alsnog over voldoende middelen te beschikken om de inkomende facturen te kunnen betalen. Als de syndicus hiertoe geen actie onderneemt en er bijgevolg niet voldoende geld op de rekening van het bewuste gebouw staat, kunnen rappelkosten worden aangerekend door leveranciers. Of, erger nog, contracten worden verbroken, de levering van bepaalde diensten worden gestopt of invorderingsprocedures worden opgestart…
Gezonde financiën
De syndicus moet ook waken over de solvabiliteit van de vereniging van mede-eigenaars. Na verzending van een onkosten-verdeling aan de eigenaars, wordt de betaling ervan strikt opgevolgd. Immers, wanneer een of meerdere mede-eigenaars hun aandeel in de onkostenverdeling niet tijdig voldoen, beschikt de vereniging van mede-eigenaars over onvoldoende middelen om de nieuwe inkomende facturen te betalen. In dat geval kan zich het daarnet geschetste scenario voordoen. Een scenario dat voor de mede-eigendom allerminst positief kan genoemd worden! Als de betaling van een afrekening niet gebeurt binnen de vooropgestelde termijn, wordt er eerst en vooral een herinnering verzonden. Indien nodig volgt daarna nog een aangetekende herinnering. Laat de betreffende mede-eigenaar het dan nog steeds na om te betalen, dan start de syndicus een juridische invorderingsprocedure op tegen de achterstallige mede-eigenaar. Dit alles met slechts één doel: ervoor zorgen dat de financiën van de vereniging van mede-eigenaars gezond blijven.
Kortom, de syndicus moet meteen dringende en bewarende maatregelen nemen wanneer de situatie daartoe aanleiding geeft. Niet alleen op technisch, maar ook op financieel vlak.