Syndicus is een uitdagend beroep. Ons takenpakket is heel divers. Samen met onze collega-syndici stellen we wel vast dat mede-eigenaars soms een verkeerd beeld hebben van wat een syndicus doet, en vooral wat een syndicus niet doet. Syndici krijgen dagelijks vragen over problemen die niet binnen hun verantwoordelijkheid vallen. Tijd voor een duidelijk overzicht dus!
Gemeenschappelijke delen
Het belangrijkste punt uit ons takenpakket: de syndicus staat in voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw. Gemeenschappelijke delen omvatten de inkomhal, trappenhal, gangen, de kelder, gemeenschappelijke tuin, dak, liften, parkeergarages, technische ruimtes, stooklokalen, en dergelijke meer.
Wat doet de syndicus niet?
De syndicus is dus nooit verantwoordelijk voor de privatieve delen, dus de appartementen, privé-tuintjes, garageboxen… Alle herstellingen, schade, onderhoud, energiemaatregelen… worden hier opgelost door de mede-eigenaar zelf. De syndicus wordt niet ingeschakeld.
De syndicus is er ook niet om te bemiddelen tussen individuele mede-eigenaars. We kunnen niet tussenkomen in burenruzies of geschillen, daarin hebben wij geen enkele bevoegdheid.
Een conciërge of facility manager dient taken zoals het openen van deuren voor leveranciers, het opvolgen van ter plaatse uitgevoerd werk, het opnemen van meterstanden, en het uitvoeren van preventief nazicht van installaties (waaronder controle van de werking van lampen en de waterstand van de CV-installatie) uit te voeren.
Indien een conciërge of facility manager ontbreekt, dienen eigenaars zelf onderling de nodige afspraken te maken om dergelijke taakjes uit te voeren. Hoe beter dit intern georganiseerd wordt, hoe beter een VME functioneert. Een goede communicatie met de syndicus hierover is uiteraard van heel groot belang.
Wat doet de syndicus wél?
Het takenpakket van de syndicus is vandaag niet altijd helemaal duidelijk bij alle mede-eigenaars. Dit zorgt jammer genoeg soms voor misverstanden of wrevel.
Het gebouw beheren, wat wil dat concreet zeggen? We weten al dat het beheer enkel over de gemeenschappelijke delen gaat. En verder? Wat betekent dan juist “beheren”?
De wet op de mede-eigendom geeft het antwoord: de syndicus staat in voor administratief, juridisch, financieel en technisch beheer.
- Administratief : organisatie en praktische begeleiding van de algemene vergadering (AV), uitvoeren beslissingen AV, beheer van de verzekeringen en contracten, bijhouden en aanvullen van een goed gedocumenteerd gebouwdossier (liftdossier, attesten, register van notulen e.d.), zorgen dat de gebouwen up to date blijven conform de regelgeving (bv. modernisatie liften, asbestattest, EPC Gemene Delen… )
- Juridisch: de mede-eigenaars vertegenwoordigen bij juridische geschillen, achterstallige betalingen invorderen, statutenwijzigingen…
- Financieel : verantwoordelijkheid over het werkkapitaal en het reservekapitaal, bijhouden van de boekhouding, betalingen uitvoeren, rekeningen beheren, gemeenschappelijke kosten verdelen over de verschillende eigenaars en deze invorderen…
- Technisch : onderhouden van de gemeenschappelijke delen, laten schoonmaken, nodige herstellingen laten uitvoeren, instaan voor de verplichte keuringen (bv lift)…
Een syndicus voert deze taken niet allemaal zelf uit. Onze taak bestaat uit doorlopend coördineren, delegeren en opvolgen. We zoeken de juiste partners, vragen offertes op, leggen de keuze van de juiste leverancier voor aan de algemene vergadering, volgen de kwaliteit van geleverde diensten op en rapporteren steeds aan de Vereniging van mede-eigenaars (VME).
De syndicus heeft ook een adviesfunctie. Bij elke algemene vergadering heeft hij een adviserende stem voor de VME. Bij belangrijke actuele thema’s rond duurzaamheid en energie is dit van grote waarde.
Anderzijds spreekt het voor zich dat de syndicus bij technisch complexe dossier (nieuwe stookplaats, laadpalen, omvangrijke gevelwerken, zonnepanelen e.d.) zich bij voorkeur zal laten bijstaan door een technisch deskundige.
Een syndicus heeft een grotendeels administratieve taak en is zoals hierboven beschreven een “generalist”: iemand die op heel veel terreinen thuis is.
De Syndicus is geen advocaat, architect, boekhouder of loodgieter. Hij heeft dus te weinig technische knowhow om complexe bouwwerken of renovaties te begeleiden. Voor de eigenaars heeft zo’n begeleiding echter een belangrijke meerwaarde.
Begeleiding door een architect of expert garandeert dat grote investeringen aan de kwaliteitsnormen beantwoorden die werden voorgeschreven in een lastenboek. Zonder zulke expertise is er te weinig controle op de kwaliteit en riskeert men overgeleverd te worden aan de (mogelijk wisselvallige) vakkennis van aannemer of leverancier.
Wie is de ‘baas’ van het gebouw?
Alvast niet de syndicus. De syndicus werkt voor de VME en beslist nooit op eigen houtje om werken uit te laten voeren. Hij voert alleen uit wat de VME beslist.
Er is één uitzondering. Als er een noodgeval is, bv een waterlek, waarbij meteen ingegrepen moet worden, dan treedt de syndicus op als een “goede huisvader” en laat de werken alvast uitvoeren om verder schade te voorkomen. Op de volgende algemene vergadering legt de syndicus dan verantwoording af bij de VME over de genomen beslissing.
Heeft elk appartementsgebouw verplicht een syndicus?
In elk gebouw met meerdere appartementen, gemeenschappelijke delen en meer dan één eigenaar dient er een syndicus te zijn. Dit is een wettelijke verplichting.
Heel wat kleinere appartementsgebouwen kiezen nog om met een vrijwilliger te werken: één van de bewoners-eigenaars neemt dan de rol van syndicus op.
De complexe uitdagingen rond hernieuwbare energie (zonnepanelen, laadpalen…), klimaatdoelstellingen, asbestinventaris… zorgen er wel voor dat meer en meer VME’s kiezen voor de meerwaarde van een beroepssyndicus.
Meer vragen over de syndicus?
Op de website jouw-syndicus.be leest u alle informatie over ons beroep. U kunt meteen een leuke test invullen: Hoe goed kent u de syndicus?
Hebt u als mede-eigenaar concrete vragen voor ons? Aarzel niet ons te contacteren.