Deze recente verplichtingen zorgen voor de nodige impact in syndicusland. Hoewel het in beide gevallen om slechts enkele letters gaat, betekent het voor de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars wel een verhaal van veel tijd en geld.
GDPR: 4 onbegrepen en dure letters
De nieuwe privacywetgeving ‘GDPR’ ging op 25 mei 2018 van kracht en deed een storm razen over onze digitale wereld. Voor de meeste mensen een ‘ver van mijn bed show’. Los van overvolle mailboxen en vinkjes die men her en der moet gaan zetten om van digitale platformen gebruik te kunnen maken, ondervindt de gemiddelde mede-eigenaar weinig hinder van deze wetgeving. Waar tot voor kort niemand echt bij had stilgestaan, is dat de vereniging van mede-eigenaars sinds 25 mei 2018 ook onder de GDPR wetgeving valt. Hierdoor komen onwetende mede-eigenaars plots ‘aan de andere zijde’ te staan en nemen ze nu de rol in die voorheen klaarblijkelijk enkel weggelegd was voor de facebook- en twittergiganten van deze wereld.
Driehoeksrelatie
De verplichtingen die van toepassing zijn op de vereniging van mede-eigenaars als rechtspersoon, resulteren in een driehoeksrelatie tussen de vereniging met haar mede-eigenaars (= de verwerkingsverantwoordelijke), de syndicus als diegene die de persoonsgegevens van de vereniging van mede-eigenaars verwerkt (= de verwerker) en de overheid (de gegevensbeschermingsautoriteit oftewel GBA). Een relatie die moet vastgelegd worden in een contract (= de verwerkingsovereenkomst) dat toegevoegd moet worden bij de reeds bestaande opdrachtovereenkomst tussen de vereniging van mede-eigenaars en de syndicus.
Een driehoeksrelatie die de wenkbrauwen deed fronsen bij zowel de syndici als de mede-eigenaars. Desalniettemin vormt dit voor elke syndicus een belangrijk aandachtspunt. Meer nog, aangezien de syndicus in dit verhaal een plicht heeft om in naam en voor rekening van haar vereniging van mede-eigenaars de nodige documenten correct op te maken.
Het in de praktijk brengen van deze GDPR wetgeving brengt heel wat inspanningen en administratieve formaliteiten mee voor de syndicus dan op het eerste zicht gedacht. Zo moet elke vereniging van mede-eigenaars beschikken over onder andere een verwerkingsregister, een privacy policy en een verwerkingsovereenkomst. Ook dienen bepaalde werkingsprocedures te worden aangepast.
Extra kosten
‘Een complex klusje, te klaren door… de syndicus, te betalen door… de vereniging van mede-eigenaars’
Het schoentje knelt echter bij de laatste. Al deze extra verplichtingen, opgelegd van overheidswege, vallen niet onder de standaard beheersvergoeding en worden dus ‘extra’ aangerekend aan de vereniging van mede-eigenaars. Dat maakt dat het hele GDPR verhaal plots geen ‘ver van mijn bed show’ meer is voor onwetende mede-eigenaars die nu geconfronteerd worden met extra kosten waaraan ze nooit eerder gedacht hadden.
Voorgaande illustreert duidelijk dat er nog werk aan de winkel is om het GDPR verhaal en ieders rol en verplichtingen erin duidelijk te maken aan de mede-eigenaars. Eens het besef er is dat het wel degelijk de vereniging van mede-eigenaars is die aan de wetgeving dient te voldoen en dat het vervolgens de syndicus is die deze opgelegde verplichtingen in de praktijk moet brengen, zal de storm hopelijk wat gaan liggen en de frustraties en onbegrip plaats maken voor appreciatie. Het zou leuk zijn een keer te horen: ‘bedankt syndicus, fijn dat alles netjes in orde is’.
Maar in afwachting van deze sensibilisering staat de syndicus alweer voor een volgende, vergelijkbare uitdaging.
Reglement van Interne Orde (RIO): één letter minder, daarom niet minder duur.
Nog voor de mede-eigenaars de tijd zullen gehad hebben om het GDPR verhaal te verteren, zullen ze alweer geconfronteerd worden met de gevolgen van het nieuw verplicht op te stellen Reglement van Interne Orde (RIO).
Een goed idee, dit reglement van interne orde, maar helaas ook niet zonder prijskaartje.
De wetgever geeft het nieuwe reglement van interne orde de vereniging van mede-eigenaars en haar syndicus wat meer flexibiliteit. Bijvoorbeeld door een aantal eenvoudige beslissingen (zoals het verschuiven van de 15-daagse vergaderperiode of bv. het bedrag waarbij mededinging vereist is), op te nemen in dit reglement dat onderhands mag aangepast worden. Kleine, luttele ingrepen op het eerste gezicht. Maar als men de volledige lijst bekijkt van zaken die in het nieuwe document moeten worden opgenomen, komt men al gauw tot het inzicht dat dit een hels karwei is.
‘Klus te klaren door… jawel, de syndicus en alweer te betalen door… de vereniging van mede-eigenaar’.
Ook hier heeft de syndicus een ‘afleveringsplicht’ en zal hij of zij plichtsbewust de klus correct en tijdig (01/01/2019) moeten klaren voor al zijn/haar verenigingen van mede-eigenaars. En ook in dit verhaal hebben de mede-eigenaars geen ‘stem’. De syndicus dient het document op te stellen en continu te onderhouden en deelt de aanpassingen gewoon mee aan de Algemene Vergadering. Over het feit dat aan deze enorme klus heel wat werktijd en dus per definitie ook een prijskaartje vasthangt, wordt in de wet niets gezegd.
Conclusie
Met de goede intenties van de wetgever om de mede-eigendom transparanter te maken en de mede-eigenaars te beschermen, gaan vaak administratieve en financiële lasten gepaard. De syndicus heeft de verplichting om nieuwe reglementeringen binnen de verenigingen van mede-eigenaars te implementeren, maar heeft daarbij tevens het recht om voor het uitvoeren van deze prestaties een vergoeding aan te rekenen.
Belangrijk is om hier ook rekening te houden met de gewijzigde regels met betrekking tot de syndicusovereenkomsten. Met de wetswijziging van 18 juni 2018, wil de wetgever de syndicusovereenkomst transparanter maken door verplichte opname van een lijst van zowel de forfaitaire als aanvullende prestaties met de daaraan gekoppelde vergoedingen. De niet vermelde prestaties zullen volgens de nieuwe wet geen aanleiding tot vergoeding kunnen geven, behoudens beslissing van de algemene vergadering. Deze nieuwe regeling is van toepassing op de overeenkomsten die vanaf 1 januari 2019 worden gesloten of verlengd.
Het is daarbij belangrijk om in de syndicusovereenkomst duidelijk de implementatie van de nieuwe regeling en de bijwerking van het reglement van interne orde als prestaties op te lijsten en er tevens een vergoeding aan te koppelen. Dito voor wetgeving die bepaalde handelingen oplegt, die de syndicus op zich moet nemen.
Aangepast model van syndicusovereenkomst
In de aanloop naar de inwerkingtreding van de wetswijzigingen op 1 januari 2019, maakt CIB Vlaanderen werk van een aan de nieuwe regeling aangepast model van syndicusovereenkomst. Daarin wordt uiteraard de nodige aandacht besteed aan het oplijsten van de prestaties en de daaraan gekoppelde vergoedingen.
GDPR-toolkit
Als CIB-lid kan je de CIB toolkit GDPR downloaden op CIBweb.be . Die bevat zowel voor de vastgoedmakelaar-bemiddelaar als voor de syndicus de belangrijkste documenten rond GDPR.