03beheer, een familiaal syndicuskantoor

Waarom kiezen voor 03beheer?

03beheer, enkel syndicus

03beheer, enkel syndicus
Volledige specialisatie in het syndicusvak.
Beheer van meer dan 300 gebouwen, ruim 7.000 appartementen, voornamelijk nieuwbouw.
25 jaar ervaring met een retentiegraad van 95%.
Geen nevenactiviteiten zoals vastgoedmakelaardij of rentmeesterschap.
Altijd 100% focus op de belangen van de VME, zonder belangenvermenging.

Persoonlijke aanpak & vaste aanspreekpunten

Klanten krijgen één vaste contactpersoon die hun dossier echt kent, geen anonieme rotatie van medewerkers.
Directe communicatie en korte lijnen, met interne medewerkers die uw dossier kennen en inhoudelijk kunnen meedenken.
Bij acute technische problemen is er altijd interne opvolging voorzien, ook wanneer de vaste contactpersoon tijdelijk afwezig is.

Wij bouwen aan langetermijnrelaties, geen doorgangshuis-benadering. Onze dossiers worden opgevolgd door een stabiel team waarin ervaring en betrokkenheid hand in hand gaan.

Kwaliteit is prioriteit

Enige manier om een duurzame relatie met de klant op te bouwen.
Enige manier om een degelijk en stabiel bedrijf te ontwikkelen.
Bewezen door:
- Zeer klein verloop van klanten.
- De vele klanten die al van bij het eerste uur bij ons zijn.
- Talrijke mede-eigenaars die ons aanbevelen bij vrienden en familie.
- Medewerkers die lang in dienst blijven.
Tijdige opmaak van afrekeningen.
Permanente controle op de solvabiliteit en strikt debiteurenbeleid.
Degelijke technische opvolging bij oplevering van gebouwen.
Vakkundige juridische ondersteuning bij procedures.
Een zeer ordelijke en accurate administratie.

Onze bedrijfswaarden

Bedrijfswaarden: respect, betrokkenheid, efficiëntie en resultaatgerichtheid zijn bij ons geen slogans, maar kernwaarden die dagelijks toegepast worden.
Wij behandelen elk gebouw in overeenstemming met de besluiten van de Algemene Vergadering, met zorg voor bewoners én eigenaars.
We streven naar goede professionele relaties met eigenaars in het algemeen en met de leden van de raad van mede-eigendom in het bijzonder.
Als familiaal kantoor is ons doel niet de korte termijn of aandeelhouderswaarde, maar een duurzame werking en tevreden klanten.
We kiezen voor kwaliteit boven kwantiteit: geen wilde groei, maar stabiele uitbreiding met behoud van service.

De grootte van 03beheer en ervaring van de medewerkers

26 medewerkers, met voornamelijk 5 tot 30 jaar ervaring in de sector, gemiddeld 14 jaar.
Binnen onze sector een positieve uitzondering: we houden medewerkers lang aan boord dankzij een gezonde werkdruk en goede ondersteuning.
Voldoende ereloon om de werkdruk onder controle te houden én om goede profielen aan te trekken.
Ondersteuningsteam met een zaakvoerder, twee diensthoofden en een office-manager.
Groot genoeg om het plotse verlies van enkele medewerkers op te vangen en continuïteit te garanderen.
Klein genoeg om een persoonlijke service te blijven bieden en om te zorgen dat niemand zich kan verstoppen — zelfs niet de zaakvoerder.

Onze communicatie

Website waarop contracten, basisakte, individuele onkostenverdelingen, factuurlijsten, gegevens van leveranciers enz. geraadpleegd kunnen worden.
CRM-systeem voor efficiënte opvolging en documentbeheer.
Eén vaste contactpersoon, bijgestaan door een boekhouder/administratief verantwoordelijke voor vlotte en correcte afhandeling.
Dringende technische meldingen worden 24/7 opgevolgd via een gespecialiseerde permanentiedienst met kennis van onze gebouwen. Indien nodig wordt onmiddellijk de beheerder van wacht ingeschakeld voor verdere opvolging.
Ombudsdienst: via de website kunnen klachten over de werking ingediend worden, die rechtstreeks en discreet door het diensthoofd worden behandeld.

Correct beheersloon = kwalitatieve werking

Onze beheersvergoeding ligt in lijn met onze prestaties.
We investeren in een duurzame, goed georganiseerde werking, zeker belangrijk in de eerste jaren na de oplevering van een gebouw.
Voordeel van de twijfel voor één jaar: hoewel we contracten mogen afsluiten tot drie jaar, beperken we die periode steevast tot één jaar. Dat is een bewuste keuze — we gaan de uitdaging graag aan om elk jaar opnieuw geëvalueerd te worden.

Onafhankelijke leverancierskeuze

Wij hebben geen commerciële samenwerkingen met leveranciers of aannemers die kunnen leiden tot belangenconflicten.
De klant behoudt altijd de eerste keuze bij het bepalen van zijn leveranciers.
We beschikken over een ruim netwerk van betrouwbare partners die we kunnen voorstellen, steeds op vrijblijvende basis.
Inspraak van de mede-eigenaars is voor ons fundamenteel: het is hún gebouw, het zijn hún beslissingen.
Onze aanpak garandeert dat beslissingen rond onderhoud of dienstverlening altijd transparant en in overleg met de VME genomen worden.

Expertise in nieuwbouw / complexe dossiers

Veel ervaring met nieuwbouwprojecten, inclusief:

Begeleiding bij de voorlopige en definitieve oplevering van de gemeenschappelijke delen.
Aansluiting nutsvoorzieningen en opstart van de VME.
Afsluiten van correcte onderhoudscontracten.
Implementatie van financiële beheerssystemen per deelvereniging, waarbij de geldstromen strikt gescheiden blijven.

Extra aandacht in de opstartfase, zonder meerkost:

Organisatie van structuren en processen.
Doordacht en transparant financieel systeem
Communicatie met de raad van mede-eigendom.
Afsluiten onderhoudscontracten met leveranciers, in overleg met de raad.

Deze aanpak resulteert in constructieve samenwerking en duurzaam beheer in het belang van alle bewoners.
De intensieve begeleiding vormt een duidelijke meerwaarde, ook voor ‘de betere’ bouwpromotoren, die ons daarom regelmatig aanduiden als eerste syndicus.

Wij waken daarbij altijd over onze onafhankelijkheid. Ook wanneer we initieel worden aangesteld door de promotor, blijven wij volledig objectief en vertegenwoordigen we uitsluitend de belangen van de mede-eigenaars.

Onze rol is om het overgangsproces van promotor naar mede-eigenaars zo transparant en vlot mogelijk te laten verlopen, met correcte communicatie, nauwgezette dossieropvolging en eerlijke besluitvorming.