De uitzonderlijke coronamaatregelen zijn intussen verleden tijd. Verenigingen van Mede-Eigenaars kunnen opnieuw op een normale manier vergaderen volgens de bepalingen van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek.
Bij 03beheer bekijken wij per gebouw welke vorm het meest geschikt is voor de algemene vergadering van mede-eigenaars. Daarbij rekening houdend met de wettelijke mogelijkheden, de praktische haalbaarheid en de belangen van alle mede-eigenaars.
Fysieke vergaderingen blijven de standaard
De Algemene Vergadering VME vindt in principe fysiek plaats. Mede-eigenaars kunnen er rechtstreeks deelnemen aan de bespreking van de agendapunten, vragen stellen en hun stem uitbrengen.
Uit onze ervaring blijkt dat een fysieke vergadering vaak de beste garantie biedt op een constructieve gedachtewisseling en een kwalitatieve besluitvorming. Complexe dossiers, renovatieprojecten en budgetbesprekingen lenen zich bovendien vaak beter tot een fysieke bespreking.
Digitale deelname aan de algemene vergadering van de VME is mogelijk
De wet voorziet dat mede-eigenaars ook vanop afstand aan de beraadslagingen kunnen deelnemen wanneer dit in de oproeping wordt voorzien. Hierdoor kan een vereniging kiezen voor een hybride vergadering waarbij eigenaars zowel fysiek als digitaal kunnen deelnemen.
In de praktijk zijn hier echter belangrijke technische voorwaarden aan verbonden. Om een hybride vergadering correct te laten verlopen zijn onder meer nodig:
- een stabiele internetverbinding;
- een professioneel microfoonsysteem zodat alle aanwezigen duidelijk verstaanbaar zijn;
- een camerasysteem waarmee de vergadering kan worden gevolgd;
- voldoende technische ondersteuning tijdens de vergadering.
Hybride vergaderingen: wat is praktisch haalbaar?
Niet elke vergaderlocatie beschikt over de infrastructuur die nodig is om een hybride vergadering op een kwalitatieve manier te organiseren.
Bij 03beheer worden hybride vergaderingen daarom enkel georganiseerd in onze kantoren, waar de nodige technische voorzieningen aanwezig zijn.
Veel externe vergaderzalen of lokale dienstencentra beschikken niet over de infrastructuur die vereist is om tientallen mede-eigenaars tegelijk fysiek én digitaal te laten deelnemen. Wanneer één van de technische schakels faalt, leidt dit al snel tot frustraties, misverstanden of discussies tijdens de vergadering.
Schriftelijke besluitvorming: enkel nog bij unanimiteit
Tijdens de coronacrisis bestond tijdelijk een versoepelde schriftelijke procedure. Deze uitzonderingsmaatregel is inmiddels vervallen.
Vandaag kunnen schriftelijke beslissingen enkel nog worden genomen wanneer alle mede-eigenaars unaniem akkoord gaan. Beslissingen waarvoor een authentieke akte vereist is, kunnen bovendien niet via deze procedure worden genomen.
Het doel blijft hetzelfde
Of de algemene vergadering van de VME nu fysiek, hybride of uitzonderlijk schriftelijk verloopt: het belangrijkste blijft dat alle mede-eigenaars correct geïnformeerd worden en op een transparante manier kunnen deelnemen aan de besluitvorming.
Bij 03beheer kiezen wij daarom steeds voor de vergadervorm die het beste evenwicht biedt tussen toegankelijkheid, kwaliteit van het overleg en een vlot verloop van de vergadering.
Verwante artikelen
Uw rol in de algemene vergadering VME bepaalt de toekomst van uw gebouw